武汉无纸化会议系统在高校会议中的应用

1 无纸化会议系统的组成、功能与技术特点。

无纸化会议系统组成与功能无纸化会议系统包括三部分内容：服务拱端、会务端和客户终端。

服务器端可以实现会议申请、会议审批、会议管理等功能，操作人员只要操作网络中的任意一台电脑，用管理员的身份登录系统．就可以完成会议前和会议后所提供的全部提供的全部管理操作，方便系统的使用与操作。

会务端是会议过程中的操作端，负责会议运行过和中的资料上传、界面共享的切换、表决议题的发起等操作。这部分操作一般由专门的会议管理人员来负责，控制整个会议的进度，及时响应与会者在会议过程中提出的要求。

客户终端是与会者客户端运行的界面，可实现会议签到、会议信息浏览，会议布局浏览、与会人员信息查询，会议资料交流、界面共享、投票表决、网上浏览、视倾点播、资料异出、呼叫服务等功能．便于与会者之间的互动操作与交流。

2 无纸化会议系统的特色优势．

无纸化会议管理平台可以提供各种的会议功能，协助会议主办方对会议流程进行高效便捷的控制。对会前准备、会中管理以及会议会后归档操作提供多种服务功能．保证会议正常、有序、安全地进行。

无纸化会议系统终端可支持电子桌牌显示，签到图像采集、多媒体播放、视频会议、投票表决、呼叫服务、办公文稿阅读等多种常见的会议功能,又集成有电子白板、手写批注、同步文稿演示、文稿导读、共享到投影仪等会议功能,充分满足参会人员的各项需求。无纸化会议系统兼容常用操作系统,可以根据用户的实际需求预装操作系统,方便用户做软件应用扩展。只要联网就可以获得原厂远程协助、远程诊断、软件更新升级等,大大缩短了响应时间。支持有线/无线网络连接,适合多种场合需求,系统连接清晰简单,可以全部通过网线实现

3.高校多媒体会议室的现状

每次开会,工作人员需要准备打印会议资料和桌面席卡,会前的准备过程繁琐,工作量大且缺乏应变能力。会场排位手工管理、机动性差、效率低。会议签到、表决、会讨、视频、数据服务等系统相互独立，规模庞大集成性差。会中文件量大,分发效率不高。与会人员参会时需要操作多套设备(音频、视频、文件操作等),增加系统使用难度。与会人员桌面布局复杂,物品繁多凌乱。演讲信息集中于传统大屏幕,距离远者观看困难,且不便实时交互。会议中资料修改情况难以记录,讨论过程无法保存。与会人员与服务人员间沟通不畅。会后文件管理造成巨大的纸张浪费,纸质材料可能导致泄密,安全无法保障,对高端机密会议造成严重威助,可能导致重大损失。

无纸化会议系统全数字化操作灵活机动,所有电子版会议资料均可在终端浏览及操作,明确与会者职能和授权。服务器端设定排位信息后直接更新到各终端,无需人工干预。无纸化终端集成各种会议服务功能,一台终端满足与会人员各种需求。与会人员仅操作无纸化终端,触摸屏操作简单灵活便捷。桌面整洁有序,美观大方。与会人员可操作个人终端,调整更佳视角,不再为距离苦恼。归档方式可自由选择、将讨论的会议文件重点做上标注、便于会后整理、存档。会议呼叫一键完成,不再干扰会议进程。会议资料浏览、下载权限由管理员控制,独创保密方案确保信息安全,防黑客设计保障会议不受干扰,有助力实现无纸化办公,全力推行电子政务,推进高校的现代化建设。